Ämterbeschreibungen

• Vermittlung zwischen Erzieher*innen und Eltern
• •  Informationsweitergabe; z.B. Termine für FTT, Elternabende, Feste, Schließzeiten, Angebote
• Teilnahme an Treffen der Funktionsträger*innen (FTT)
• Leitung der Elternabende
• Organisation der Fahrt nach Bissel; es gibt einen Ordner mit Kontaktdaten etc., der weitergereicht wird, u.a.
• • Anmeldung mit Personenanzahl – mit oder ohne Übernachtung, Essenwünschen
  • Dienste wie Tische decken, Abwaschen etc. vor Ort koordinieren
  • dass alles dabei ist, z.B. zum Feuer machen
• Hilfe bei der Organisation von Feiern: Weihnachten, Laternenfest, Verkleidefest etc.
• Wertschätzung und Dankübermittlung an die Erzieher*innen 

Das Kernziel dieses Amtes ist es, die Handlungsfähigkeit des Vereins zu sichern und die satzungsgemäßen Zwecke und Ziele strukturiert und verlässlich zu realisieren.

• Erledigung der laufenden Bankgeschäfte, z. B. Überweisungen, Lastschriften, Kontoauszüge ziehen
• Abwicklung der Buchungen (Elternbeiträge, Rechnungen etc.) durch Lastschrift/Überweisung (Online-Banking bei der LzO)
• Zahlungsverkehr überwachen und Zuordnung der Posten in Finanzmanager
• Prüfung von Bescheiden und ggfs. Widerspruch einlegen
• laufende Kontrolle der Kosten bzgl. der Einhaltung der beschlossenen Ausgaben
• die Kassenwarte der KiGas prüfen gegenseitig die Unterlagen des letzten Geschäftsjahres (2. Quartal)
• anschließendes Versenden des Jahresabschlusses und des Prüfberichts an den Vereinskassenwart
• Entlastung des Kassenwartes am darauffolgenden Elternabend
• Ausgabe von Wechselgeld und Abrechnung des Sommerfestes
• Schulkinder-Eltern nach Darlehen und passiver Mitgliedschaft fragen
• Anpassung der Elternbeiträge zum 01.08. nach Mitteilung der Stadt Oldenburg (nur für Kinder unter 3 Jahren notwendig)
• Aktualisierung der aktiven und passiven Vereinsmitgliederliste in Abstimmung mit dem Listenamt
• Kontrolle der Abschlagszahlungen der Landesschulbehörde/Landesjugend- Amt, falls notwendig Beantragung der Zuschüsse
• Prüfung der städtischen Zuschüsse zu den Elternbeiträgen nach Aufforderung der Stadt Oldenburg
• Bearbeitung von Kündigungen, Sammlung der Elternverträge, Erstellung von Änderungen zu den Elternverträgen
• Erstellen von Spendenbescheinigungen
• Prüfen der Barkasse (Übersicht der Ausgaben erstellt die KiGa-Leitung)
• Freigabe von kleineren Anschaffungen (bis 150€), größere Ausgaben nur unter Freigabe des Vorstands
• Erstellen des Jahresabschlusses, der Gewinn- und Verlustrechnung und des Finanzberichts
• Eingabe der Daten beim Landesamt für Statistik (in der Regel im März jeden Jahres)
• Teilnahme an den regelmäßigen Funktionsträgertreffen (FTT)
• Teilnahme an den mehrmals jährlichen großen Funktionsträgertreffen (FTT) zusammen mit den Funktionsträgern der anderen Kindergärten

Voraussetzungen

• Verantwortung im Umgang mit Geld
• PC, Programme Word, Excel und Finanzmanager 

Das Personalamt des Kindergartens Bahnhofsallee ist zentrale Anlaufstelle für alle personalrelevanten Angelegenheiten. Es unterstützt die Mitarbeitenden und die Leitung in Fragen rund um Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Urlaubs- und Arbeitszeitregelungen sowie Fortbildungsnachweise.

Zu den Aufgaben gehören außerdem die Pflege der Personalakten, die Organisation von Schulungen und Belehrungen, die Begleitung von Bewerbungsverfahren und die Koordination bei personellen Veränderungen. Das Personalamt wirkt an der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, wie Mutterschutz, Infektionsschutz und Arbeitssicherheit, aktiv mit.

Darüber hinaus dient es als Bindeglied zwischen Kindergartenleitung, Vorstand und Mitarbeitenden, um eine reibungslose Kommunikation und transparente Abläufe im Personalwesen sicherzustellen.

• wöchentlicher Einkauf von Zutaten für das Frühstück und Reinigungsmitteln, welches per Einkaufzettel von den Erzieherinnen vorgegeben wird.

• Geschenke für alle Mitarbeiter zum Geburtstag und Weihnachten besorgen, verpacken und überreichen
• Abschiedsgeschenke für Auszubildende besorgen, verpacken und überreichen
•  Ausgaben mit der Kasse abrechnen

Frühling

• ggf. restliches Laub aus den Kübeln entfernen
• ggf. restliches störendes Laub auf dem KIGA-Gelände entfernen, z. B, beim Sandspielplatz
• ggf. Sträucher schneiden (bis Ende Februar dürfen Sträucher/Hecken geschnitten werden – danach wegen der brütenden Vögel nicht mehr)

Sommer

• Rasen mähen
• am Wochenende und zu Schließzeiten bei großer Hitze u. Trockenheit Hochbeete, Rasenflächen u. Kübel wässern

Herbst

•  Laub auf im KIGA beseitigen beseitigen
• vor allem Wege, Spielflächen, Carport, Sandspielplatz (nicht auf dem Parkplatz, dafür ist die Stadt zuständig)
• die kleinen Obststräucher an der Hauswand und in den Beeten Richtung Spielplatz etwas zurückschneiden
• ggf. Kübelpflanzen umtopfen/ mit neuer Erde versehen
• Winter:
• Schneedienst - dass bedeutet nicht, dass das Gartenamt allein dafür verantwortlich ist, sondern lediglich die Koordination übernimmt. Es sind alle Eltern angehalten mitzuhelfen. Das betrifft morgens (im Laufe der Öffnungszeit, wie es den Eltern möglich ist) das kleine Stück Weg vom Tor zum KIGA-Eingang und im Laufe des Tages die wichtigsten Wege zum Carport, Schuppen u. evtl. zum Hasenstall. Es ist immer Rücksprache mit den Erziehern zu halten. Grundsätzlich ist es der Wunsch, dass die Kinder so viel Schnee wie möglich zum Spielen haben und nur das Nötigste beseitigt wird.

Ganzjährig

• ggf. Kübel mit neuer Erde versehen
• es sind alle Kübel bepflanzt; manches zeigt sich erst im Laufe des Jahres – bitte vor evtl. Neubepflanzung gucken, was noch kommt
• Neuanschaffungen von größeren Pflanzen bitte immer erst mit den Erziehern abstimmen
• wir haben das Problem, dass im Parkplatzbereich immer wieder Müll in unseren Beeten an der Hauswand vom KIGA landet – die Betreuer sammeln morgens in der Regel diesen Müll weg – sollte das Gartenamt hier Müll sehen, bitte auch wegsammeln

Ergänzung

• Für den Parkplatzbereich ist die Stadt zuständig! Trotzdem hat das Gartenamt in den letzten Jahren zu Anlässen wie „Tag der offenen Tür“ oder „Frühlingsfest“ versucht, den Parkplatzbereich in Ordnung zu bringen. Im Januar zum „Tag der offenen Tür“ sind hier in der Regel noch viele Blätter und Blättermatsch. Wir haben das freiwillig gemacht und es gehört im Prinzip nicht in diese Ämterbeschreibung; da es jedoch bei solchen Anlässen um das Erscheinungsbild des KIGA geht, soll es hier Erwähnung finden. Eine andere Möglichkeit, als selbst tätig zu werden, wäre natürlich, „der Stadt auf die Füße zu treten“, die Parkplatzfläche zu säubern. 

• Jegliche Art von kleinen Reparatur-, Wartungs- und Instandsetzungsarbeiten im Innen- und Außenbereich 
• halbjährliche Wartung der Rauchmelder 
• Überprüfung von Leitern und Tritten
• Koordination und Einweisung von Handwerker- und Wartungsfirmen 

• Futter besorgen.
• Heu und Stroh besorgen.
• Gesundheit der Tiere beobachten (z.B. tränende Augen oder verklebtes Hinterteil)
• Falls ein Tier erkrankt, zum Tierarzt gehen und Medikamente geben.
• An den Wochenenden und während der Ferienzeiten mdie Versorgung der Tiere sicherstellen 
• Mülltonnen entsprechend der Abholtermine an die Straße stellen.-> Abstellort ist an der Hauptstraße
• Leere Mülltonnen wieder zurückholen

Ablauf (Kaninchen)

• Futter auffüllen.
• • Mindestens zwei Schalen voll.
• • Wasser auffüllen.
• • Mindestens zwei Schalen voll.
  • Zusätzlich Flaschen am Gitter prüfen.
• Heuraufe auffüllen mit frischem Heu.
• Stall prüfen und falls nötig reinigen.
• Gehege falls nötig reinigen und begradigen Anmerkungen

Anmerkung

• Nur getreidefreie Nahrung,
• z. B. Kräutermix oder Löwenzahn
• Frisches Gemüse, z.B. Salat, Karotten
• Äste mit Blättern von z.B. Haselnuss / Birke
• Nicht als Futter geeignet sind Kohl, Getreide
• Schlüssel für den Stall hängt am Stiefelregal
• Kalender mit Abholterminen der Mülltonnen hängt in den Schränke

• Kontrolle und gegebenenfalls Reparaturen der Fahrzeuge (Laufräder, Dreiräder, Fahrräder, etc.)

• Verfassen von Pressemitteilungen
• Kommunikation mit der Presse 
• Verfassen von Texten für die Website
• Pflege von Texten und Bildern auf der Website
• Koordination Emailadresse “Öffentlichkeitsamt” 

• einmal im Monat das Protokoll vom Funktionsträgertreffen und Elternabend schreiben
• Kindergartenschlüssel an die neuen Eltern austeilen und von den alten Eltern einsammeln (dies wird in einer Liste protokolliert)
• bei Bedarf Listen erstellen und im Kindergarten aushängen z.B. Herbst- bzw. Frühjahrsputz, Tag der offenen Tür, Frühlingsfest, Verkleidefest usw. (wer bringt was mit oder ist wofür zuständig) 

Das Wäscheamt ist für die Hygiene und Bereitstellung von Textilien im Kindergarten zuständig:

• Das Amt wird von zwei Familien gemeinschaftlich ausgeübt.

• Reinigung der im Kindergarten anfallenden Wäsche (z.B. Handtücher, Putzlappen, gegebenenfalls Regenhosen).

• Rhythmus (Abholung):

  • Abholung der Wäsche am Dienstag oder Mittwoch.

  • Zweite Abholung am Freitag.

• Waschen, Trocknen und Zusammenlegen der Textilien.

• Rhythmus (Rückgabe):

  • Rückgabe der ersten Wäschelieferung spätestens am Donnerstag.

  • Rückgabe der zweiten Wäschelieferung spätestens am Montag.

• monatliche Reinigung der Küche inklusive des Kühlschranks und des Backofens